ניהול כותבים בבלוג ארגוני כולל הרבה יותר מאשר ניהול הכותבים עצמם – הוא מכנס למוקד אחד את כל מה שנדרש כדי להפיק בלוג מוצלח – אספקה שוטפת של חומר-גלם לתוכן, מיון חומר הגלם וקבלת החלטות, מעשה הכתיבה, עריכה, עימוד, עיצוב, אריזה לפורמטים, העלאה לפלטפורמה, פרסום וניהול חיי התוכן עד לשלב הארכיון ואולי שימוש מחודש בעתיד.

כדי לכסות את כל הפונקציות הללו, כדאי לפזר את העבודה בין מספר עובדים ולנהל את כולם ממוקד אחד. אכן, אפשר להעמיד לרשות הפעילות בבלוג עובד במשרה מלאה, אלא שאז בכל זאת ידרשו מי שיעזרו לו לאסוף חומר ממחלקות שונות בארגון ויתאמו את הפעילות שלו מול האחראי על פעילות במדיה חברתית ושאר מחלקות. עלול להיווצר כפל המביא איתו חיכוכים מוכרים.

לפני שאסביר איך, יש לנו עוד שאלה אחת לטפל בה: למי שייך התוכן? לשיווק? מרקום? PR? שרות לקוחות? ניהול מוצר? פיתוח עסקי? התשובה: לארגון. הבלוג יכול להתחיל ממחלקה מסוימת אבל אם תעשו עבודה טובה אתם רוצים להדביק בה יותר מחלקות משום שאז יהיה לכם הרבה יותר חומר גלם שייצור בלוג עשיר ומעניין.

ניהול כותבים

יש שלוש פונקציות סביב בלוג הדורשות איוש: הדרכה וניהול, מבצעים בפועל ושותפים.

הדרכה וניהול – בלוג לומדים לתפעל ויש מה ללמוד כמו שקראתם (אם קראתם) עד עכשיו. אפשר ללמד לבד, אפשר ללמוד בעזרת מישהו בארגון שיודע או לקבל הדרכה מקצועית. בכל מקרה צריכה להיות פונקציה של למידה, הדרכה וניהול, מישהו שמתבונן על התהליך ותומך היכן שנדרש. מי שמחזיק בפונקציה הזו צריך להיות מודע לאסטרטגיה הארגונית בעניין המותג והמדיה החברתית ולעזור ליישם אותה בבלוג: עידוד התהליך ועזרה בהובלה, חידוד הגדרת המשימה והדרך בה היא יוצאת לפועל, הדרכה, תיאום בין השותפים לעבודה ותמיכה בלמידה מתמשכת.

מבצעים בפועל – כל עבודת תוכן במדיה חברתית יושבת על המודל הכולל של פעילות כזו: האזנה, ריכוז מידע ומיונו, העברה לטיפול ולמקבלי החלטות, יישום החלטות ויצירת תוכן, שיתוף וחוזר-חלילה. כל חבר צוות יכול למלא את כל התפקידים הללו אך כדאי לחלק אותם לפי תחומי אחריות מרכזיים ולמנות אותם על-פי כישרונם. יש כאלה המסוגלים לסרוק במהירות כמויות גדולות של תוכן בזמן שכתיבת חצי עמוד תגזול מהם יום עבודה; יש כאלה המצטיינים בניהול תגובות, שיחה ושיתוף אבל אם יידרשו לקבל החלטות לעניין תוכן יתלבטו עד סוף הימים. תנו לאנשים לעשות את מה שהם עושים הכי טוב ונהלו אותם כמו שצריך.

שותפים – בלוג ארגוני יכול להפוך בקלות להיות צומת העצבים של פעילות המדיה החברתית בארגון, בעיקר בארגוני B2B. בתור שכזה הוא משפיע על ומושפע מחלקות רבות שאינן בהכרח שותפות באופן ישיר להפעלתו – משאבי אנוש, ניהול מוצר, מחקר, פיתוח, מחלקה משפטית, אנליסטים, IT וכל מי שיש בעשייתם עניין שאפשר לשתף בו אחרים, כולל ההנהלה הבכירה ובעלי עניין. גם את הקישוריות הזו כדאי לנהל ו"לעשות נפשות" לבלוג כדי לזכות בעוד מקורות תוכן ותמיכה רחבה.

כללים לכתיבה

"מה אתה עושה?" שאל."אני מנתח מוח," ענה בן שיחו. "ומה אתה עושה?""אני כותב.""אה," אמר מנתח המוח, "יש לי מחשבה שמלווה אותי כבר שנים שביום בו אפרוש ארצה לנסות קצת כתיבה."
"וכשאני אפרוש," אמר הכותב, "אני מתכנן לנסות קצת ניתוח מוח."

הכתיבה היא מיומנות, תשוקה וגם מקצוע של ממש הדורש ידע וניסיון. העובדה שכולנו למדנו לכתוב בכיתות א' – ב' עדיין אינה ערובה לכך שכתיבת תוכן היא הצד החזק שלנו. ארגונים רבים מזנקים על האפשרות למסור את העבודה בידי כותב חיצוני אבל לא את הכל אפשר או צריך להוציא החוצה. אם כבר – פרויקטים גדולים של כתיבה אבל לא את השוטף ובלוג ארגוני הוא חלק מהשוטף. גם אם כותבי הבלוג אינם כותבים מקצועיים, כמה כללים טובים יעזרו להם לבצע את העבודה כשהם מביאים אליה את הידע שלהם אודות הארגון שהוא בעל ערך גבוה עבור הקוראים.

  • חשבו על רשומות בלוג טובות כעל רשומות מעניינות בעיתון – מה אתם אוהבים לקרוא? איזה סגנון כתיבה? לכו אל מה שמעניין אתכם בעיתון וקבלו השראה משם.
  • חישבו תמיד "מה הם רוצים לקרוא?" ולא "מה אני רוצה לכתוב?"
  • אם התוכן שאתם רוצים לכתוב אינו תורם לקוראים משהו מעבר למידע אודות החברה שלכם אל תכתבו אותו בבלוג.
  • 500-700 מילה הוא משך רשומה מספק. יותר מזה קשה קצת לקרוא אך אפשרי אם התוכן מעניין ומעומד טוב. רשומות קצרות מדי עלולות להכעיס – אם אין באמת מה לומר עדיף לא לומר.
  • שמרו על בהירות – ז'רגון מקצועי, קלישאות וניפוח במילות תואר אינם כדאיים ומורידים מערך התוכן.
  • השתדלו לשמור על טון אובייקטיבי ככל האפשר ובאותו זמן הימנעו מהכברת הוכחות; הנטייה להוסיף עוד ועוד נתונים ש"יוכיחו" את דבריכם – מעייפת.
  • השתדלו להכניס גם זווית מבט קלילה יותר, אך לא כזו שתוזיל את התוכן – דוגמה מעניינת, תמונה מפתיעה.
  • אף פעם אל תכתבו תוכן לפרסום מיידי. כתבו, הניחו בצד, חזרו כעבור כמה ימים וחוזר חלילה עד שתהיו מרוצים.

ולאלה שאחראיים על הבלוג, עוד שתי עצות:

  • מנו לבלוג מנהל תוכן שיש לו גם כישורי עריכה או השתמשו בשירותי עריכת תוכן במקום אחר בארגון.
  • עליכם לוודא כי יחידת תוכן עולה לאוויר רק אחרי שעברה את כל שלבי הבדיקות, עימוד, עיצוב, אופטימיזציה וכו'. לפני כן, אל תלחצו על הכפתור.

ברשומה הבאה:ניהול תגובות, דיון וסיכונים.