כולנו משתמשים בכלים. הדגש על 'עצמאיים' מגיע מהתבוננות על השוק; רבים מדי הפרילנסרים שכלי הביצוע שלהם מושאלים, גנובים, מיושנים, מבולגנים, לא יעילים ופרוצים. הנזקים מתבטאים בכל מה שנמצא על הטווח שבין חוסר-יעילות לניצול וגזל על-ידי אחרים. סוף שנת תקציב, זה הזמן לבדוק את הקיים ולהתארגן על מה שחסר. חלק מהכלים שלנו הם כלים מנטאליים – גם הם זקוקים לתשומת לב.

קורה שצריכים מדף? קורה. מהרגע בו עולה בכם ההבנה ועד לרגע בו יתחיל זה למלא את ייעודו, יכולים לקרות כל מני דברים. למשל: נוסעים לחנות לקנות מדף, נזכרים שלא יודעים מה המידה בדיוק, מנחשים "לפי העין", לא קלעתם, חוזרים ביום אחר עם מידות שלקחתם "לפי שיבר", חוזרים הביתה, מוצאים פטיש ומסמרים, זה לא מה שצריך כדי לתלות מדף, מביאים מקדחה מאחד השכנים, משכן אחר שואלים דיבלים וברגים, מסמנים, קודחים, הקדח גדול מדי לדיבל, רצים לקנות חומר לשפכטל, משפכטלים, מחכים יום שיתייבש, קודחים עם מקדח אחר, מכניסים דיבלים וברגים, מניחים את המדף, יצא עקום.

נכנס השכן ואומר "נו…?" אתם מחייכים במבוכה, הוא פוצח בהרצאה על כמה זה היה חשוב שאבא שלו לימד אותו לעשות עבודות כשהיה קטן, אתם מרגישים אידיוטים ובא לכם לחנוק אותו אבל הוא מסדר לכם אז אתם שותקים, הוא אומר כל מני מילים כמו 'מברג פיליפס' ו'פלס' אתם ממשיכים לשתוק כי אין לכם מושג מה הוא רוצה ובלב אתם נשבעים לעצמכם שברגע שהוא יצא מהדירה תרוצו לקנות ארגז-כלים מסודר כדי שפעם אחת ולתמיד יהיה לכם בבית כמו שיש לאנשים נורמאליים. אל דאגה, כמעט תמיד אתם לא כמו שתיק עזרה-ראשונה אתם לא. לא כולם, חלק גדול.

כל זה יכול להיות משעשע, אולי אפילו דרך לטפח קשרי-שכנות, הכל נסלח איכשהו מלבד במקרה אחד – אם אתם נגרים.

זה לא נגר, זה בלרינה

בעל מקצוע שעבודתו מיומנת וקולחת הוא דבר נעים להיות במחיצתו. אם אתם אותו בעל-מקצוע הרי שאתם מעדיפים את הימים בהם הכל 'מתקתק' על פני הימים בהם הכל מתקלקל לכם בידיים. גם אם מעורבים בכך כוחות סתר וקארמה, אתם יכולים לעזור להם לפעול לטובתכם אם תצרו את התנאים המתאימים. מה דרוש? ארגז-כלים המרכז בדיוק את הכלים שאתם צריכים – לא יותר ולא פחות, במצב הטוב ביותר אותו תוכלו להרשות לעצמכם, שאתם יודעים לעשות בהם שימוש, שכולם שייכים לכם וקל לסדר אותם בחזרה לטובת הפעם הבאה. כלי עבודה, ניהול וכספים, כלי תעבורה ותקשורת, כלי ידע ותוכן, כלי שיווק ופיתוח עסקי.

טיפ: קחו בחשבון גם את אופי ההתנהלות שלכם. למדתי על עצמי שכשאני בעבודה עם אנשים אני לא מתפנה לעיין בכלום ולא מצליחה למיין שום דבר. לכן כל פתק, דף, דיסק או השד-יודע-מה שמתנפל עלי במהלך היום אני זורקת לתוך כיס אחד מסוים בתיק שלי. בסוף יום עבודה אני מרוקנת אותו, ממיינת וקובעת לעצמי משימות בהתאם. אם הייתה לי תיקייה עם תאים – לא היינו חיות יחד בשלום.

רעיונות ודגשים

פרילנסר - בדיקת כלים

הוציאו את המקסימום מכל כלי. לא סתם אומרים RTFM (read the frigging manual) – קראו את הוראות ההפעלה של מכשירים, תכנות, אביזרים וכל שאר הכלים שאתם אוספים לעצמכם. חוסך טונות של זמן ותסכול. לכל כלי יש מדריך למשתמש וטיפים שכתבו מומחים וחובבים. התשובה לשאלה הרווחת "מאיפה את יודעת?!" היא "כי אני קוראת" או "כי אני שואלת". עוד תועלת שיש בהרגל הזה היא יעילות הנובעת משימוש במינימום האפקטיבי. אני בודקת הרבה מאוד כלים, בוחרת מתוכם את הנוחים לשימוש הדורשים עקומת למידה מינימאלית, שיש להם את הפונקציות להן אני זקוקה ולא אוספת עוד כלים עם פונקציות דומות. All in one היא לא תמיד הבחירה הטובה ביותר.

בנו לעצמכם תכנית למידה. תחום ידע אחר אינו 'עוד כלי'. אל תנסו ללמוד מקצוע שלם חדש אם במרחק שיחת-טלפון מכם יש מישהו אחר היכול לעשות זאת מצוין תמורת תשלום הגיוני. התשלום לעולם לא יגיע לגובה העלות של למידה עצמית. עם זאת, כולנו צריכים להתפתח. מה ללמוד? את מה שיקדם אתכם להיות טובים יותר במה שאתם כבר עושים. שפה למשל, היא כלי. לא כל בעלי המקצוע שולטים טוב מספיק בשפות להן הם נזקקים במהלך עבודתם. בנו לעצמכם תכנית למידה שנתית ורב-שנתית ולכו לארכה. לא כל טרנד שווה את תשומת לבכם. רק לצורך ההדגמה חשבו על כל האנשים שיצאו מבתי-ספר לאימון בחמש השנים האחרונות – לרובם אין עבודה בתחום. אם הם היו חושבים מראש על נחיצות לימוד מקצוע האימון עבורם ככלי לבניית העסק שלהם, יכול להיות שהיו נמנעים מלכתחילה.

שמרו על החוק ועל האתיקה. תכנות חינמיות – בסדר, תכנות גנובות – יכולות לסגור לכם את העסק, להשאיר אתכם בחובות ולסבך אתכם בתביעות. נכון שאת ישראל כינו בזמנו "מדינה של דיסק אחד" אבל בשנים האחרונות השימוש בתכנות גנובות עלה ליותר מדי עסקים ביוקר רב מאוד. המחשבה "לי זה לא יקרה" היא הימור של 50%-50% למראית-עין בלבד. הייתם שמים כסף על הימור כזה? חוץ מזה, אנשים השקיעו ומגיעה להם תמורה. כבדו את עבודתם כמו שאתם רוצים שיכבדו את שלכם. אותם כללים חלים על חומר וידע מקצועי. נכון, קשה יותר לתפוס, אתית זה אותו מצב.

פק"ל משרד. אם אתם נמנים על בעלי המקצוע שיש להם הרבה שעות תנועה בדרכים, כדאי לכם לשקול הרכבת תיק שיש בו את כל מה שאתם מצטערים כל הזמן שאין לכם מתחת ליד.

טפסים ונהלים. כל תכתובת לא-שיווקית החוזרת על עצמה כדאי שתהפוך מתישהו לטופס או פורמט פרזנטציה: הצעת מחיר, מפרט עבודה, הצגת קונספט, בריף וכו'. כל תהליך החוזר על עצמו בעסק שלכם, כדאי שיהפוך מתישהו לנוהל כתוב או צ'קליסט כדי שלא תבזבזו זמן על מה שידוע ולא תחששו לשכוח משהו או תשכחו אותו באמת.

תחזוקת-כלים. כלי כהה אינו יעיל. עדכנו תכנות, החליפו כלים שאינם עדכניים מספיק, תקנו כלים ישנים העוזרים לכם לעשות עבודה טובה. אם לכלי מוצמד תנאי-פעולה הכרחי, דאגו לכך שהוא יתלווה לכלי בקביעות. ממטענים ועד מחדדים, כל הקטנים האלה יכולים להוציא אדם מדעתו אם הם לא שם בזמן הנכון.

ספריית תוכן

אני מנהלת ספריית תוכן מסודרת שהיא כלי עבודה הכרחי לכל עסק, על אחת כמה וכמה כשמדובר בעסק מבוסס-ידע. בעצם, יש לי שלוש: (1) פיזית – ספרים ותיקיות על מדפים, (2) ממוחשבת – המותקנת על המחשב שלי ומגובה באופן קבוע על כונן חיצוני, (3) וירטואלית – כדי שאוכל להגיע לחומרים מסוימים מכל מחשב. באיזו שיטת תיוק תשתמשו – את זה אשאיר לכם. דגשים:

  • בספריה הפיזית אני מחזיקה את מה שהכרחי להחזיק בפורמט פיזי, לא יותר. אם יש ספרים שאני מתייעצת בהם בקביעות אני רוכשת אותם גם בפורמט דיגיטאלי או מחזיקה במחשב סריקה. זאת ללא קשר לספריית הקריאה שלי.
  • ספריית-תוכן ממוחשבת אינה משמשת אותי כארכיון אלא ככלי דינאמי. העובדה ששטח האכסון במחשב עולה כל הזמן אינה עילה לשיטוט באפלה אחר מסמכים. נכון, יש פונקצית חיפוש בכל מחשב, השאלה היא אם תזכרו צירוף מילים מספק שיעזור לכם להגיע למסמך במהירות במקום לקבל מאתיים תוצאות חיפוש.
  • תוכן יש כיום בהרבה מאוד פורמטים וכלים דיגיטאליים ליצירת ספריות מתפתחים ללא הרף. אני מעדיפה כלים המאפשרים (1) איסוף ומיון מהירים של כל פורמט (2) כאלה שניתן להגיע אליהם דרך כל מכשיר באמצעות אפליקציה (3) מאפשרים סנכרון כך שבכל מכשיר אני אראה את אותה ספריה.
  • ספריות תוכן הן ידע וידע שווה כסף. אל תסכימו לתת לאף-אחד את המפתחות לספריה שלכם, למקורות הידע המרכזיים שלכם ולשיטות עבודה ייחודיות. ההערה הזו נמצאת כאן כי בשוק רווחת תופעה של התניית מסירת עבודה על-ידי מתווכים ולפעמים גם לקוחות ב"שיתוף" מקורות מידע כי sharing is caring. אתם יכולים לומר מיליון פעם שאני לא חברותית אבל אתם לא יכולים לומר שהעיפו אותי מעבודה לטובת איזה זב-חוטם-בוגר-משהו-לפני-שנייה שקיבל לידיו את כל הכלים שלי כדי לבצע עבודה ברבע מחיר למטרת הגדלת רווחיו של מישהו אחר.
  • אם קורא את הרשומה הזו אחד מאותם 'זב-חוטם-בוגר-משהו-לפני-שנייה' שצוינו לעיל – כפי שנאמר, ספריית תוכן היא ידע וידע שווה כסף. אם תשאף להגיע לרגע בו יעריכו אותך מעבר לדרגת 'פועל', כדאי שתתחיל לבנות לעצמך את הספרייה שלך, את החומרים שלך, את הידע הייחודי שלך. זה גם מה שיבנה לך קריירה ועצמאות.
  • אם אתם עובדי-ארגון, כל תוכן שתצרו במסגרת תנאי הסכם העבודה שייך לארגון אלא אם הוסכם אחרת.

החשוב מכולם…

אנחנו. אנחנו לא כלי אלא משהו מורכב בהרבה ובכל זאת אני מציינת זאת כאן – אם אנחנו לא במצב טוב – חולים, עייפים, מוטרדים, מותשים, כועסים, רעבים וכו' הרי שכל מה שניגע בו יסבול גם כן. החיים הם לא פיקניק, העבודה חשובה אבל בלעדינו היא אפילו לא רלוונטית.

וברוח הדברים האלה אני יוצאת לחופשה ואחזור ב15 בינואר 2012 כדי להמשיך. להתראות!